Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung? |

Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung?

Wer im Rahmen gewerblicher beziehungsweise unternehmerischer Tätigkeit Leistungen für Business-Kunden anbietet und umsetzt, ist verpflichtet, über diese Leistungen Rechnungen auszustellen. Business-Kunden sind andere Firmen, Institutionen, öffentliche Einrichtungen und sonstige so genannte juristische Personen. Im Gegensatz dazu müssen für Leistungen gegenüber Privatpersonen nicht zwingend Rechnungen ausgestellt werden – dies empfiehlt sich aber dennoch zur ordentlichen Dokumentation der eigenen Zahlungseingänge gegenüber dem Finanzamt.

Doch welche Pflichtangaben gehören überhaupt auf eine Rechnung? Dazu macht das deutsche Umsatzsteuergesetz ganz klare Vorgaben, die für alle Rechnung stellenden Unternehmen verpflichtend sind. Auf diese Weise wird eine Einheitlichkeit im Rechnungsverkehr angestrebt und es sollten Konfliktpotenziale (beispielsweise über die Fälligkeit von Rechnungen oder den Leistungszeitraum von Dienstleistungen) vermieden werden. Für die Unternehmen bedeutet das jedoch: eine eigene Buchführung für die Rechnungslegung mit peinlich genauer Zuordnung und Nummerierung.

Inhalte einer Rechnung in der Übersicht
Prinzipiell gehören folgende Punkte auf jede Rechnung, damit diese Rechtsgültigkeit erlangt und vollständig den Vorgaben des Gesetzgebers entspricht, also auch vor dem scharfen Auge des Finanzamtes bei einer Prüfung Bestand hat:

– Rechnungsnummer
– Rechnungssteller
– Empfänger der Rechnung (juristische Person / Unternehmen / Institution)
– Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beziehungsweise Steuernummer des
– Rechnung stellenden Unternehmens/Freiberuflers
– Rechnungsdatum = Tag der Rechnungslegung
– Leistungszeitraum beziehungsweise -zeitpunkt
– Honorarauflistung / Kostendarstellung und eventuelle Rabatte
– Endbetrag und darauf anfallende Mehrwertsteuer (oder Anmerkung zur Steuerbefreiung bei Kleinunternehmern)
– bei künstlerischen Tätigkeiten: Hinweis auf extra zu zahlende Steuern auf die künstlerischen Leistungen
– bei Bauleistungen: Hinweis auf die Pflicht zur Aufbewahrung der Rechnung

Neben diesen verpflichtend anzugebenden Inhalten auf einer Rechnung sollte natürlich auch die Bankverbindung gut erkennbar vermerkt werden, an die die Zahlung zu leisten ist. Außerdem darf ein Zahlungsziel in der Rechnung angegeben werden – dies muss aber nicht zwingend geschehen. Das Zahlungsziel besagt, bis zu welchem Datum die Rechnung beglichen sein muss. Gesetzlich gilt übrigens ein Zahlungsziel von 30 Tagen ab Rechnungserhalt beziehungsweise Fälligkeit der Rechnung.

Im Detail: die konkreten Pflichtangaben auf einer Rechnung
Die wichtigste Vorgabe im Umsatzsteuergesetz ist die der Eindeutigkeit. Das heißt: In allen Punkten müssen die Pflichtangaben auf einer Rechnung eindeutig sein und keinen Interpretationsspielraum zulassen. Das bedeutet für die Angaben zum Rechnungssteller und -empfänger: Es muss aus der Adressierung klar hervorgehen, Wer für Wen genau Was geleistet hat. Zu beiden Punkten werden also Name und Adresse benötigt. Wenn der Rechnungssteller ein Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern ist, so genügt die Angabe des Unternehmens, einzelne Personen müssen nicht benannt werden. Beim Punkt Rechnungsempfänger ist es jedoch wichtig, die Person(en) konkret anzugeben, die die Leistung erhalten haben. Dies ist notwendig, da viele große Unternehmen und Institutionen beispielsweise eigene Rechnungsstellen unterhalten. In diesen Rechnungsstellen muss für die Zuordnung der Rechnung zu konkreten Kostenstellen eindeutig nachvollzogen werden können, wer aus dem eigenen Hause welche Leistung externer Dienstleister in Anspruch genommen hat.

Fehlt diese eindeutige Benennung eines Ansprechpartners, so kann die Rechnung durch den Empfänger abgelehnt werden und muss dann neu ausgestellt werden – dies führt zu unschönen Verzögerungen in der Zahlung (da mit der neuen Rechnung das Zahlungsziel wieder von vorne beginnt), weshalb von Anfang an auf absolute Korrektheit geachtet werden sollte.

Rechnungsnummer als Pflichtangabe
Jeder Unternehmer oder Freiberufler ist verpflichtet, seine Rechnungen fortlaufend zu nummerieren. Damit erhält jede einzelne Rechnung eine unverkennbare und einzigartige Nummer, anhand derer sie jederzeit im System zu finden ist und damit für die eigene Buchhaltung wie für das Finanzamt genau einer bestimmten Leistung und einem bestimmten Empfänger zugeordnet werden kann. Die Art der Nummerierung ist dem Unternehmen selbst überlassen – die einzige gesetzliche Vorgabe lautet, dass es ein fortlaufendes System sein muss.

Angabe der Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Die vom Finanzamt bei Unternehmensgründung vergebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beziehungsweise die Steuernummer eines Unternehmens oder eines Freiberuflers gehört in jedem Fall auf eine Rechnung. Handelt es sich allerdings um eine Gutschrift, so ist es wichtig, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer / Steuernummer des Adressaten anzugeben.

Angaben zu Art, Umfang und Zeitpunkt der Leistung
Aus der Darstellung der Leistungen auf einer Rechnung muss ganz eindeutig ablesbar sein, welche Dienstleistung in welchem Zeitrahmen für den Rechnungsempfänger umgesetzt wurden. Handelt es sich bei der Leistung um eine Lieferung, so gilt in vielen Fällen der Zeitpunkt als Lieferzeitpunkt, an dem der Empfänger die Ware erhält – nicht das Datum, an dem der Leistungserbringer sie versandt hat. Letzteres kommt jedoch bei so genannten Werklieferungen / Lieferungen ab Werk zum Tragen.

Handelt es sich bei der Rechnung um eine Anzahlungs-Rechnung, so muss der vereinbarte, in der Zukunft liegende Zeitpunkt für die Leistungserbringung beziehungsweise Warenlieferung angegeben werden.

Darstellung der Kosten und Steuern
Aus der Rechnung muss klar hervorgehen, welche Honorare beziehungsweise Bezahlungen für welche Leistungspunkte anfallen, und welche Steuern zusätzlich zum Nettopreis hinzu kommen. Die Rechnung enthält also eine Netto- und eine Bruttopreis-Angabe (Brutto = Netto + Mehrwertsteuer). Letzteres entfällt bei Rechnungen durch so genannte Kleinunternehmer – diese müssen lediglich darauf hinweisen, dass auf ihre Leistungen keine Steuern anfallen.